會(huì)議策劃是會(huì)議的生命力所在，獨(dú)具匠心的策劃師會(huì)議成功的前提。策劃包括：主題擇定、模式定位、議程安排、組織協(xié)調(diào)、公關(guān)關(guān)系、媒體報(bào)道。根據(jù)會(huì)議的級(jí)別和具體情況，首先做好會(huì)議主題的擇定，主調(diào)是嚴(yán)肅或者活潑。再根據(jù)不同的會(huì)議模式，做好會(huì)議議程的安排。包括會(huì)議場(chǎng)地的篩選，分會(huì)場(chǎng)的設(shè)置。同時(shí)安排好會(huì)場(chǎng)的布局，設(shè)計(jì)好所有的需要，并提供會(huì)議所需的設(shè)備，提前進(jìn)行安裝調(diào)試，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，如果有任何細(xì)節(jié)上的變動(dòng)或者需要，都要隨時(shí)通知會(huì)議承辦方，制定相關(guān)的方案，做好協(xié)調(diào)，以達(dá)到會(huì)議的預(yù)期目的。

對(duì)于重大會(huì)議的召開(kāi)，還要請(qǐng)來(lái)相關(guān)媒體，擴(kuò)大會(huì)議知名度，讓整個(gè)會(huì)議圓滿落幕。

1、搞清楚“想法”

會(huì)議有各種類型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開(kāi)會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是問(wèn)清楚會(huì)議主辦方的想法、目的、預(yù)算方方面面的信息，通過(guò)收集這些信息將避免下一步的策劃構(gòu)思偏離方向。

2、搞清楚“思路”

從秘書到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃，只不過(guò)有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，但無(wú)論參與者有多少，一定要確認(rèn)一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，想清楚策劃的步驟、時(shí)間推進(jìn)節(jié)點(diǎn)、人員的分工。如果思路不清晰，經(jīng)驗(yàn)不到位，往往從策劃的一開(kāi)始，就會(huì)在眾多的意見(jiàn)、指導(dǎo)中迷失方向。

在你籌劃的思路理清后，你最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見(jiàn)相符，你就可以做下一步的籌劃了。

3、會(huì)議地址的選擇

會(huì)場(chǎng)的選擇，直接關(guān)系到會(huì)議的風(fēng)格、形式、規(guī)模、預(yù)算和檔次，這也是隨后進(jìn)一步策劃方案的基礎(chǔ)，選擇一個(gè)能讓會(huì)議組織者和與會(huì)者都能滿意的會(huì)議場(chǎng)所非常重要。為了突出會(huì)議的權(quán)威性，彰顯企業(yè)的高端形象，建議企業(yè)舉行重大會(huì)議活動(dòng)選擇高端場(chǎng)地。